Viele Personalverrechner sehen sich am Jahresende konfrontiert mit Anfragen wie: „Ich möchte meinen Mitarbeitern etwas Gutes tun, was kann ich machen, ohne dass es mich allzu viel kostet?“ Hier finden Sie übersichtlich aufgelistet, welche Möglichkeiten jetzt bestehen, aber auch einige Punkte für das kommende Jahr.
Zu Beginn möchte ich kurz die normale Kostenstruktur für eine normale Prämie aufzeigen – diese Frage taucht nämlich oft vor der Frage nach den steuerfreien Möglichkeiten auf. Nehmen wir an, es handelt sich um einen ganz einfachen Fall, es wird ein monatliches (gleichbleibendes) Gehalt über Brutto EUR 1.500,00 ohne Zulagen, Überstunden oder Ähnliches ausbezahlt. Sonderzahlungen lt. Kollektivvertrag wurden bereits im Juni und im November abgerechnet. Aus diesem Grund ist das berühmte Jahressechstel (begünstigte Besteuerung iHv 6% für Sonderzahlungen) bereits aufgebracht. Eine Prämie wird daher mit dem normalen Lohnsteuertarif versteuert. Die Höhe der Prämie soll Brutto EUR 500,00 betragen. Daraus ergeben sich in diesem Beispiel Kosten des Dienstgebers von EUR 642,40; der Mitarbeiter erhält EUR 306,39. Es muss also knapp doppelt so viel aufgewendet werden, wie der Mitarbeiter letztlich erhält. Kann nun ein Betrag Sozialversicherungs- und Lohnsteuerfrei ausbezahlt werden, ergibt sich dadurch ein Kostenvorteil.
Mitarbeitergeschenke – EUR 186,00 pro Jahr und Mitarbeiter
Wohl der einfachste Weg sind die Mitarbeitergeschenke. Hier können pro Jahr und Mitarbeiter maximal EUR 186,00 steuerfrei gewährt werden. Aber Achtung: es darf sich nicht um Geldgeschenke handeln. Gutscheine oder Geschenkmünzen sind ok, solange sie nicht in Bargeld abgelöst werden können. Andere Sachgeschenke (wie zB eine Kaffeemaschine) sind natürlich auch in Ordnung. Solche Geschenke sind auch als Betriebsausgaben abzugsfähig.
Betriebsfeiern/-ausflüge – EUR 365,00 pro Jahr und Mitarbeiter
Hier ist wichtig, dass diese Veranstaltungen einen betrieblichen Charakter haben. Bestes Beispiel ist sicherlich die Betriebsweihnachtsfeier, da diese den Kontakt untereinander und das Betriebsklima fördern soll. Aber auch Betriebsausflüge und andere kulturelle Veranstaltungen sind möglich. Achten sollte man aber auf die jährliche Grenze von EUR 365,00 je Mitarbeiter.
Zukunftssicherung – EUR 300,00 pro Jahr und Mitarbeiter
Sie können für Ihre Mitarbeiter auch Zukunftssicherungsmaßnahmen finanzieren. Hierzu wird ein eigener Versicherungsvertrag abgeschlossen (mit Ihnen als Versicherungsnehmer, aber dem Mitarbeiter als Begünstigen) für bspw. Altersvorsorge, Lebensversicherungen, usw. Diese Zahlungen könnten monatlich Steuer- und Sozialversicherungsfrei erfolgen (das wären dann EUR 25,00 je Monat). Zu beachten ist hier allerdings, dass diese Vergünstigung nicht an willkürlich ausgewählte einzelne Mitarbeiter erfolgen darf. Eine Gewährung nur an bestimmte Dienstnehmergruppen (zB nach Betriebszugehörigkeit) ist aber erlaubt.
Jobticket – Streckenkarte
Ähnlich wie bei der Zukunftssicherung kann der Mitarbeiter direkt bei den Verkehrsbetrieben eine Streckenkarte (Wohnung Mitarbeiter bis Arbeitsstätte) ordern. Wird, wie in Wien, keine Streckenkarte angeboten, gilt auch eine Jahres- oder Monatskarte. Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass die Karte auf Rechnung des Dienstgebers läuft und die Zahlungen direkt an die Verkehrsbetriebe gehen.
Mitarbeiterrabatte – 20% Freigrenze; EUR 1.000,00 Freibetrag
Grundsätzlich sind gewährte Rabatte an Mitarbeiter bis zu 20% generell steuerfrei. Wird allerdings ein höherer Rabatt gewährt, kommt es zu einem Sachbezug (da Vorteil aufgrund des Dienstverhältnis), wobei dann allerdings der Freibetrag greift. Hier gibt es einige Voraussetzungen zu beachten:
- Wie bei der Zukunftssicherung muss der Rabatt allen Mitarbeitern oder nur bestimmten Gruppen gewährt werden.
- Die Mitarbeiter dürfen solcherart bezogene Waren nicht weiterverkaufen.
- Es dürfen nur Waren betroffen sein, die das Unternehmen auch üblicherweise verkauft (also nicht eigens bezogene Waren).
- Diese Rabatte gelten nur für die Mitarbeiter selbst (nicht zB für Angehörige der Mitarbeiter)
Jahressechsteloptimierung – Besteuerung mit 6% möglich
Wie eingangs erwähnt, können Sonderzahlungen in Höhe des Jahressechstel begünstigt mit 6% besteuert werden. Wird dieser Betrag mit Urlaubs- und Weihnachtsgeld nicht ausgeschöpft, können zusätzliche Sonderzahlungen in Höhe des verbleibenden Betrages mit 6% abgerechnet werden. Erhöht wird das Jahressechstel zum Beispiel durch Auszahlung folgender Entgeltbestandteile: Überstunden, Zulagen oder Sachbezüge. Im Idealfall nehmen Sie Kontakt zur Ihrem Steuerberater oder Personalverrechner auf, diese helfen Ihnen bestimmt gerne weiter.
Kinderbetreuungszuschuss – EUR 1.000,00 pro Jahr und Mitarbeiter
Wie bei vielen Insentives darf auch dieser Zuschuss nur entweder an alle Mitarbeiter oder an bestimmte Gruppen gewährt werden. Außerdem gibt es noch verschiedene zusätzliche Voraussetzungen um die Steuerfreiheit zu gewährleisten. Das Kind darf das zehnte Lebensjahr noch nicht vollendet haben und dem Mitarbeiter muss der Kinderabsetzbetrag für mehr als sechs Monate im Kalenderjahr zustehen. Außerdem darf der Zuschuss nur an eine institutionelle Kinderbetreuungseinrichtung oder an eine pädagogisch qualifizierte Person (also nicht an zB Großeltern mit einem zweistündigen Kurs) ausbezahlt werden. Zusätzlich muss der Zuschuss direkt vom Dienstgeber an die Einrichtung überwiesen werden. Sind alle notwendigen Voraussetzungen erfüllt, kann der Zuschuss abgabenfrei gewährt werden.