Bilanzbuchhaltung

Immer öfter sind Mitarbeiter besser über Dienstreisen informiert als ihre Arbeitgeber. Natürlich kann man sich als Chef nicht um alles kümmern (und außerdem gibt es ja noch Unterstützung durch die Personalverrechnungsabteilung). Die wichtigsten Basics finden Sie aber hier:

• Die Dienstreise ist, wie der Name schon vermuten lässt, eine betrieblich veranlasste Reise, die ein Dienstnehmer im Zuge seines Arbeitsverhältnisses durchführt. Weil grundsätzlich jedes Themengebiet in der Personalverrechnung sehr komplex ist, gibt es auch hier viele verschiedene Regelungen. Bei den Dienstreisen dreht sich alles um Aufwandentschädigungen (wie zB das bekannte Kilometergeld), Zeitabgeltungen (wie werden zB Lenkzeiten gewertet) und Verpflegungsmehraufwendungen (zB Diäten).

• Dienstreisen in der Praxis

• Oft werden im Voraus gewisse Kosten vereinbart (zB welches Hotel, usw.), die der Mitarbeiter dann vom Arbeitgeber zurückerstattet bekommt. Hier muss vor allem beachtet werden, dass für jeden Kostenersatz eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt. Diese muss aber unbedingt auf den Dienstgeber lauten. Solche Rechnungen können beispielsweise für Hotelrechnungen, Geschäftsessen oder Fahrtkosten erstellt und somit dem Mitarbeiter ersetzt werden.
• Im Gesetz gibt es keine exakte Regelung, dort heißt es nur, dass die Aufwendungen ersetzt werden sollen. Der Verpflegungsmehraufwand (auch als Taggelder und Diäten bekannt) bzw. dessen Anspruch wird im Kollektivvertrag oder in Dienstverträgen geregelt. Die in den Lohnsteuerrichtlinien angegebenen Tagessätze begründen keinen arbeitsrechtlichen Anspruch, sie sind nur die maximal steuerfreien Beträge pro ganzen Reisetag.
• Ebenfalls ein essentielles Thema ist die Vergütung der Reisezeiten. Hier wird unterschieden in aktive und passive Reisezeit. Aufenthaltszeiten, das sind Zeiten für Freizeit, Essen oder auch Ruhezeiten, zählen nicht zur Reisezeit. Außerdem können durch Reisezeiten die Höchstgrenzen der Arbeitszeit überschritten werden. Wenn eine Dienstreise innerhalb der Normalarbeitszeit stattfinden, so gilt diese Zeit als Normalarbeitszeit. Sie wird also nur speziell entlohnt, wenn der Kollektivvertrag abweichende Regelung in vorsieht.

• Kleine und große Dienstreisen

• Wann eine Dienstreise vorliegt und wie sie zu behandeln ist, regelt das Einkommensteuerrecht in § 26. Eine Dienstreise liegt grundsätzlich dann vor, wenn ein Dienstnehmer im Auftrag seines Dienstgebers seinen Dienstort für betriebliche Zwecke verlässt. So wird die Dienstreise 1. Tatbestand (die kleine Dienstreise) beschrieben. Eine große Dienstreise liegt dann vor, wenn der Dienstnehmer so weit weg von seinem üblichen Wohnort arbeitet, dass eine tägliche Rückkehr nicht möglich oder nicht zumutbar ist.
• Da Dienstreisen in der Steuer begünstigt behandelt werden, gibt es gewisse Begrenzungen. Diese sind abhängig davon, um welche Art der Dienstreise es sich handelt.

• Dienstreisen im Nahbereich (kleine Dienstreise, 1. Tatbestand)

• So werden jene Dienstreisen bezeichnet, bei denen der Mitarbeiter am Ende des Arbeitstages wieder an seinen Wohnort zurückkehren kann. Innerhalb einer Entfernung von 120 Kilometer kann grundsätzlich davon ausgegangen werden, dass eine Heimkehr möglich ist. Fährt der Dienstnehmer jedenfalls am Abend zurück nach Hause, liegt definitiv eine Dienstreise nach 1. Tatbestand vor.
• Die steuerliche Begünstigung entfällt wieder, wenn ein neuer Mittelpunkt der Tätigkeit entsteht. Dies geschieht, bei durchgehender oder regelmäßig wiederkehrender Tätigkeit nach den ersten fünf Tagen. Wird diese Tätigkeit nur unregelmäßig am selben Einsatzort durchgeführt, nach dem 15ten Tag.

• Dienstreisen im Fernbereich (große Dienstreise, 2. Tatbestand)

• Die Voraussetzungen sind erfüllt wenn, die Entfernung mehr als 120 Kilometer beträgt und tatsächlich keine Rückkehr am gleichen Tag vorliegt. Es kann aber auch dann eine große Dienstreise vorliegen wenn die Distanz unter 120 Kilometer liegt, aber eine Rückkehr aus speziellen Gründen nicht zumutbar ist.
• Auch hier sind Taggelder steuerpflichtig wenn ein neuer Mittelpunkt der Tätigkeit entsteht. Dies passiert bei großen Dienstreisen nach 183 Tagen.

• Unbegrenzte Steuerfreiheit für Dienstreisen

• An dieser Stelle können Sie völlig berechtigt die Frage stellen: Warum werden in den meisten Fällen nur steuerfreie Dienstreisen abgerechnet und das obwohl bereits ein neuer Mittelpunkt entstehen hätte müssen.
• Ist der Dienstgeber aufgrund einer lohngestaltenden Vorschrift (zB Kollektivvertrag) zu Diätenzahlungen verpflichtet und gewisse Voraussetzungen gegeben, entsteht grundsätzlich unbegrenzte Steuerfreiheit. Laut § 3 des Einkommensteuergesetzes muss eine der folgenden Voraussetzungen vorliegen:
• $1-       Außendiensttätigkeit
• $1-       Fahrtätigkeit
• $1-       Baustellen- und Montagetätigkeiten
• $1-       Arbeitskräfteüberlassung
• $1-       Vorübergehende Versetzung

• Wenn der Dienstgeber keine Reisevergütungen zahlt, dann …

• … kann der Arbeitnehmer die Kosten einer ausschließlich beruflich veranlassten Reise als Werbungskosten in seiner Arbeitnehmerveranlagung berücksichtigen. Für diese Mehraufwendungen (zB Verpflegung und Unterkunft) muss der Dienstnehmer keine Rechnungen aufheben, wenn die Sätze des Einkommensteuerrechts nicht überschritten werden.