Gemäß Arbeitszeitgesetz (§ 26 AZG) ist jeder Dienstgeber verpflichtet, die Arbeitszeiten und Ruhepausen für jeden einzelnen Dienstnehmer aufzuzeichnen.
Für jeden Arbeitnehmer muss der Beginn und das Ende der Arbeitszeit aufgezeichnet werden. Aus diesen Aufzeichnungen müssen grundsätzlich auch die Anzahl der Wochenstunden, die tägliche Ruhezeit und die wöchentliche Ruhezeit ersichtlich sein.
Unter Aufzeichnung im Sinne des Gesetzes ist übrigens die tatsächlich absolvierte
Arbeitszeit zu verstehen. Dienstpläne die im Vorhinein erstellt werden, reichen laut Verwaltungsgerichtshof dafür nicht aus. Schließlich weiß man nie, ob nicht doch Mehr- oder Überstunden anfallen könnten!
Bei Durchrechnung der Arbeitszeit (z.B. Gleitzeit) muss auch Beginn und Dauer des Durchrechnungszeitraumes festgehalten werden.
Vorsicht! Aufzeichnungspflicht besteht für alle Betriebe, auch für Kleinbetriebe mit nur einem oder wenigen Mitarbeitern! Die Einhaltung der Aufzeichnungspflicht wird überprüft und bei Nichteinhaltung auch entsprechend geahndet. Dazu später mehr.
Soll das doch der Arbeitnehmer machen!
Manchmal ist es einfacher, wenn der Arbeitnehmer selbst die Arbeitszeitaufzeichnungen führt. Dabei bleibt allerdings der Arbeitgeber für die Einhaltung der Arbeitszeitbestimmungen und für die Aufzeichnungen verantwortlich. Dieses Risiko kann nicht auf den Arbeitnehmer übertragen werden.
Außerdem ist es sehr wichtig, die Arbeitnehmer zur richtigen Führung der Aufzeichnungen anzuleiten. Schließlich müssen Sie die Aufzeichnungen nachher auf Plausibilität prüfen und möglicherweise die daraus resultierenden Informationen an den Personalverrechner weitergeben.
Bei unterlassener oder falscher Arbeitsaufzeichnung drohen:
Werden bei einer Prüfung mangelhafte oder fehlerhafte Aufzeichnungen festgestellt, drohen empfindliche Geldstrafen sowie sonstige Sanktionen:
→ Pro Arbeitnehmer können Verwaltungsstrafen von 72 € bis zu 1.815 € verhängt werden.
→ Im Wiederholungsfall werden sogar mindestens 145 € fällig.
→ Die Sozialbeiträge müssen samt Verzugszinsen (8,88 ppA) nachgezahlt werden. Dabei werden die Arbeitszeiten geschätzt!
→ Für nicht oder fehlerhaft dokumentierte Überstunden, Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeitszeiten gelten nicht mehr die meist kürzeren kollektivvertraglichen Verfallsfristen. Hier greift dann die allgemeine dreijährige Verfallsfrist.
All diese unschönen Strafen können mit den korrekten Aufzeichnungen leicht vermieden werden.
