Die Anmeldung eines Dienstnehmers gilt als kompliziert oder gar als Schreck jedes Arbeitgebers. Wir räumen damit auf: Mit dieser Kurzanleitung können Sie dem an sich komplexen Thema gelassen und strukturiert begegnen, um dann festzustellen: So schlimm ist's nicht.
„Wann muss ich einen neuen Mitarbeiter anmelden?", werden wir als Buchhalter immer wieder gefragt. Und wissen natürlich die Antwort: Immer vor Dienstbeginn. Also noch bevor der Dienstnehmer einen Fuß in Ihre Geschäftsräume setzt. Denn im Falle einer Kontrolle ist man andernfalls schnell in Erklärungsnot.
Sobald die Entscheidung für einen neuen Dienstnehmer gefallen ist, tun Sie gut daran, die Eckpunkte der Zusammenarbeit gewissenhaft zu klären. Die wöchentliche bzw. monatliche Arbeitszeit, das Gehalt (möglicherweise sind bestimmte Mindestsätze im Kollektivvertrag vorgegeben) und den Tätigkeitsbereich (dieser muss genau identifiziert werden, um den Dienstnehmer im Kollektivvertrag einzustufen). An dieser Stelle können Sie natürlich Ihren Personalverrechner befragen – er kann Ihnen qualifiziert Auskunft über den anzuwendenden Kollektivvertrag geben. Oder er sollte es können. So erfahren Sie die vertraglichen Mindestsätze, die Lohnnebenkosten, Ihre Gesamtkosten als Dienstnehmer und was noch gut zu wissen ist.
Vollanmeldung – welche Daten dazugehören
Um den Dienstnehmer bei der Sozialversicherung anzumelden, müssen folgende Informationen an den Personalverrechner weitergeleitet werden:
- Startdatum des Dienstverhältnisses (und eventuelle Befristung)
- Vor- und Zuname des Dienstnehmers
- Sozialversicherungsnummer und Geburtsdatum (E-Card)
- Anschrift und Staatsbürgerschaft (Meldezettel)
- die vereinbarten Daten aus dem Dienstverhältnis (möglicherweise in Form eines Dienstvertrages):
o freier Dienstnehmer/echter Dienstnehmer
o Arbeiter/Angestellter
o Arbeitszeit
o ob eine geringfügige Beschäftigung vorliegt
o Gehalt/Einstufung lt. Kollektivvertrag
o Tätigkeit
o Beschäftigungsort
Avisomeldung – wenn's schnell gehen soll
Sollten noch nicht alle notwendigen Dienstnehmerdaten zur Verfügung stehen, kann eine Mindestangabenmeldung (Avisomeldung) durchgeführt werden. Dazu benötigt Ihr Personalverrechner folgenden Input:
- echter/freier Dienstnehmer
- Beschäftigungsort
- Vor- und Zuname
- Sozialversicherungsnummer und Geburtsdatum
- Geschlecht
- Datum des Beschäftigungsbeginns
So Sie öfter kurzfristig und ohne jedes Mal Ihren Lohnverrechner zu kontaktieren Dienstnehmer anstellen möchten, können Sie Avisomeldungen auch eigenständig durchführen – heute schon mit wenig Aufwand und online. Hier der Link:
https://online.elda.at/elda/forms/indexaviso.jsp
Aber nicht vergessen: Nach jeder Avisomeldung ist die Vollanmeldung vom Personalverrechner innerhalb von sieben Tage durchzuführen.
